Veel gemeenten hebben in dit Coronajaar een versnelde digitale ontwikkeling ingezet. Werken gebeurt vooral online. Ook trainen vraagt om een andere insteek. Een virtueel klaslokaal is voor sommige cursisten echter nog wat onwennig. Daarom bood Segment aan ambtenaren in Nijkerk de keuze: hetzelfde programma online volgen, of liever toch als vanouds in een gewoon klaslokaal. Ondanks enige koudwatervrees bleek de online cursus verrassend goed te bevallen.

Keuze: live of online?

In Nijkerk en omliggende gemeenten stonden 24 ambtenaren van Burgerzaken dit najaar in de startblokken voor de cursus “Actualiseren en corrigeren BRP in de praktijk”. Yvonne ten Boden, Specialist Burgerzaken in Nijkerk, regelde deze training voor geïnteresseerde deelnemers uit de regio. Zij reserveerde de Raadszaal; in die periode was het nog toegestaan om met een groepje mensen op 1,5 meter bij elkaar te komen en in de raadszaal was dat prima te organiseren. Helaas liepen de Corona-besmettingen landelijk snel op. Verschillende collega’s voelden zich niet comfortabel bij het idee van zo’n gezamenlijke training. Kon het niet anders? Natuurlijk kon dat. Binnen twee weken ontwikkelde docent Wieke de Boer een online versie van deze cursus. Zo konden de deelnemers kiezen: in Nijkerk klassikaal les van Wieke, of hetzelfde programma online volgen in een virtueel klaslokaal. Voor veel mensen was het nieuw om online les te krijgen. Met enige koudwatervrees en hier en daar klamme handen werden de laptops opengeklapt. Online leren, hoe is het gegaan en hoe is het bevallen?

Over de combinatie en de keuze die Segment bood, is Yvonne Ten Boden zeer te spreken. “Hier in Nijkerk vinden wij het belangrijk dat mensen opleidingen kunnen volgen die nodig zijn voor hun werk. Dat geldt zeker voor de BRP-specialisten. Veel collega’s van Burgerzaken willen doorgroeien. Of zij zijn al BRP-specialist en willen meer over de correcties weten. De training van Segment sluit goed aan op onze vragen. Na afloop waren beide groepen enthousiast. De deelnemers van de online variant waren vooral blij verrast. Geen uren achter je laptop luisteren naar de docent, integendeel. Het was een aantrekkelijk programma met een goede afwisseling tussen kennisoverdracht en zelf actief aan de slag gaan met opdrachten.”

Opfrissen

Marica Kruishaar, BRP-specialist in Ermelo, koos voor de online cursus. Zij vindt het belangrijk om regelmatig haar kennis op te frissen. “Ik werk al een aantal jaren bij Burgerzaken, bij verschillende gemeenten. Nu sinds twee jaar in Ermelo. BRP regelgeving weet ik meestal goed te vinden. Maar er verandert best veel in de HUP (Handleiding Uitvoeringsprocedure). Daarom probeer ik elk jaar een opfris-training te doen. Vanwege Corona moesten we in het voorjaar allemaal meer digitaal werken. Dat was nieuw voor ons. Toen Segment de mogelijkheid bood om de training online te doen, leek me dat een mooie stap. Dit wordt immers de toekomst, we moeten mee met onze tijd.”

Actief aan de slag

De training bestaat uit twee lesdagen. Op dag 1 was de online start voor sommige deelnemers wat onwennig. Daar zit je dan, met een leenlaptop aan de keukentafel. Hoe moet je inloggen, hoe zet je je eigen camera aan? Gelukkig staat de ICT-deskundige van Segment altijd paraat bij het begin van de trainingen en helpt mensen op weg. Cursist Marica kon met de techniek goed uit de voeten en ging enthousiast aan de slag. “Voor Wieke de Boer, onze docent, was het de tweede keer dat zij op deze manier online lesgaf. Ik vond het knap hoe zij het deed. Rustig, met aandacht voor alle deelnemers. Wieke legt de stof heel duidelijk uit. Zij laat de mensen goed uitspreken, stelt veel vragen en checkt regelmatig hoe het gaat. Eerst kregen we een stuk theorie: Wieke vertelde en wij luisterden. Daarna gingen we casussen uitwerken. Dan verlieten we het virtuele klaslokaal. De camera en het geluid konden uit en we gingen zelf lekker actief aan de slag met de opdrachten. Wieke was ondertussen gewoon bereikbaar als je vragen wilde stellen.”

Maximaal leerrendement

Docent Wieke de Boer kent de BRP-praktijk als geen ander, In het dagelijks leven werkt zij bij Burgerzaken in Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. Bovendien is zij vorig jaar uitgeroepen tot Beste ambtenaar Burgerzaken 2019. Haar kennis en ervaring deelt zij graag met collega’s. “Ik vind het belangrijk dat iedereen het maximale uit de training kan halen. Daarom bied ik maatwerk, ook online. De theorie heb ik in stukjes geknipt. Ik bespreek een bepaald onderdeel en licht de theorie toe. De PowerPoint en de praktijkvoorbeelden die ik gebruik zijn in beide lesvormen hetzelfde. Bij de online cursisten deel mijn scherm zodat zij goed kunnen meekijken naar de documenten. Daarna geef ik een praktijkopdracht zodat zij direct met de theorie kunnen oefenen.”

Verblijfsdocument type 5?

“Wie van jullie neemt bij een 2.17 altijd standaardwaarde op?” Ook in de virtuele klas stelt Wieke regelmatig vragen en delen de cursisten hun ervaringen uit de eigen praktijk. Via de peiling-functie geven de deelnemers hun mening of antwoord. En op het scherm ziet iedereen direct de reacties van de hele groep. Als er in een klas veel verschil in ervaring is, biedt Wieke lesstof aan op elk niveau. “Tijdens de fysieke training was er behoorlijk verschil in ervaring. Van stevige BRP-specialisten tot medewerkers van de frontoffice die niet zo vaak complexere mutaties doen. Dan is het best een kunst om de theorie en het tempo goed te laten aansluiten op de wensen van de groep. In de virtuele klas daagde ik de ervaren specialisten bijvoorbeeld uit alvast met de casuïstiek van het vierde onderwerp aan de slag te gaan. Ondertussen nam ik met de anderen rustig de bijbehorende theorie rustig door. Mensen konden zo dan hun vragen stellen en bleven goed aangehaakt.”

Verbeterpunten

Tijdens de training ontdekten de deelnemers en Wieke ook een paar verbeterpunten. Veel mensen werkten met een leenlaptop van de gemeente. Helaas bleken die niet allemaal over een camera en een microfoon te beschikken. Dan lukt het dus niet om die mensen te zien en te horen. Wieke was echter niet voor één gat te vangen. “Ik ben een positief mens en ik denk graag in oplossingen, De cursisten konden mij gelukkig wel goed zien en horen. En via de chatfunctie stuurden zij hun vragen en reacties in. Zo konden we toch uitwisselen. Maar de volgende keer zal ik dit van tevoren nóg beter doorgeven: je hebt een stabiele internetverbinding nodig en een laptop met camera, microfoon en een recent Officepakket. Want we werken met de persoonslijsten bijvoorbeeld veel in Excel.

Voor cursist Marica was het vreemd om haar klasgenoten niet te kunnen zien. “Ik wist niet met wie ik nou eigenlijk in de cursus zat. In een echt klaslokaal vind ik het altijd fijn om ervaringen te delen, om vanuit verschillende gemeenten met elkaar te sparren. We werken allemaal met dezelfde wet- en regelgeving. Hoe passen jullie de regels toe in specifieke situaties? Dit soort gesprekken hebben we nu jammer genoeg niet gevoerd.” Docent Wieke is het hier helemaal mee eens: “Deze vorm van training was voor ons allemaal nieuw. Als iedereen volgende keer wel zichtbaar is via de camera’s, zullen we zeker meer met elkaar uitwisselen. Bijvoorbeeld in break-out rooms.”

.

Hoe is het bevallen?

Na afloop van de twee online lesdagen waren de reacties overwegend positief. “Het is me erg meegevallen. Ik heb er veel aan gehad. Wel even wennen, maar veel geleerd. En verrassend dat het online zo gezellig kan zijn.” Marica Kruishaar ziet zichzelf in de toekomst waarschijnlijk vaker online trainen: “Dit ging prima zo. En ook fijn trouwens dat ik geen reistijd had. Maar bij ingewikkelde onderwerpen heb ik liever gewoon op de oude manier les. Zoals bij documentonderzoek, bij ID-fraude. Dan wil ik de voorbeelden goed in mijn handen kunnen houden, zelf het papier en het reliëf voelen, de watermerken nauwkeurig in het echt bekijken. Maar nu ging het online trainen prima. Als je de theorie al redelijk beheerst, kan het opfrissen heel goed online.”

Wieke de Boer ziet als docent duidelijk voordelen van online. “We waren al bezig om onderdelen van de training digitaal aan te bieden. Door de vraag uit Nijkerk kwam dit in een stroomversnelling. Tot nu toe kregen de deelnemers de casussen op papier. En dat was een flink pakket, want een persoonslijst bestaat wel uit 12 blaadjes, vaak zelfs meer. En dat dan voor 32 casussen die in deze training aan de orde komen. Ook alle uitwerkingen moesten we printen om samen te kunnen bespreken. Te veel papier dus, máppen vol. Daarom delen we elke casus en de uitwerking nu digitaal, óók in het gewone klaslokaal. Goed voor het milieu en nog efficiënter ook. Doordat we geen tijd meer kwijt zijn aan het ronddelen van al die pakketjes, kunnen we nu meer verdiepen en langer stil staan bij vragen en reacties.”

Yvonne ten Boden die de training in Nijkerk had geregeld, benadrukt nog een ander voordeel. “Online-trainingen aanbieden bleek voor ons ook financieel aantrekkelijk. De deelnemers hebben geen reistijd en declareren na afloop ook geen reiskosten. Het heeft altijd al onze voorkeur om dit soort trainingen groepsgewijs te organiseren. Als het even kan doen we dat samen met de omliggende gemeenten. Voor deze cursus heb ik de collega’s in bijvoorbeeld Ermelo, Putten, Harderwijk, Bunschoten en Leusden benaderd. Door samen op te trekken, kunnen we de kosten delen. Nu er ook online getraind kan worden, wordt het nog makkelijker om groepen samen te stellen en op meerdere momenten in het jaar trainingen aan te bieden. Afstand speelt geen rol meer, uit elke gemeente kunnen mensen meedoen.”

Tekst: Regien de Boer