Get e-organized - voor organisaties
Eerstvolgende datum:
Op aanvraag
In huis
Op aanvraag
Een stroom van documenten en e-mails, hoe verwerk en archiveer je die duurzaam, veilig en toegankelijk. Hoe voorkom je overvolle inboxen en persoonlijke archiefstructuren. Er wordt zelfs gesproken over ‘digitale dementie’, verwijzend naar het steeds moeilijker terugvinden van informatie binnen een organisatie.
Inleiding
Inleiding

Duurzaam betekent hier het op juiste wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale documenten, zodanig dat deze, onafhankelijk van de individuele medewerker, ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn. 

Door middel van deze workshop worden deelnemers bewust gemaakt van de hierboven beschreven problematiek en worden handvatten, advies en persoonlijke begeleiding gegeven om die "digitale dementie" te voorkomen.

Herkenbaar?

  • Er komt een WOB-verzoek (Wet Openbaarheid Bestuur) binnen bij een gemeente. Alle documenten en mails van alle medewerkers over dat specifieke onderwerp moeten openbaar gemaakt worden. Iedere medewerker heeft de documenten en mails op zijn eigen manier opgeslagen, of soms zelfs verwijderd omdat ze zich er niet van bewust zijn dat deze bewaard moesten blijven. Een praktijkvoorbeeld waarbij twee medewerkers vier weken lang full-time bezig zijn geweest om de betreffende documenten en mails terug te vinden. En of alles ook is teruggevonden???
  • Tegenwoordig ontvangen medewerkers veel officiële documenten als een mailbijlage. Vaak worden deze bijlagen niet gearchiveerd conform de Archiefwet of de Wettelijke Bewaar- en Administratieplichten.
  • Een collega is afwezig of gaat weg en heeft al zijn documenten en mails op een persoonlijke schijf opgeslagen of, erger nog, thuis op zijn computer. Documenten en mails zijn niet terug te vinden voor degene die het werk overneemt.
Doelgroep

Iedere organisatie waar digitaal gewerkt wordt en waar de medewerkers zich bewust zijn van het belang van nut en de noodzaak van het digitaal organiseren en archiveren.
 

Programma
Introductie
  • Tijdens de introductie wordt ingegaan op de noodzaak van duurzaam, veilig en toegankelijk archiveren.
Digitaal archiveren
  • Hierin komt de wettelijke regelgeving aan bod. Tevens wordt behandeld hoe om te gaan met Windows netwerkschijven (o.a. indeling, rechtenbeheer, back-ups) en persoonlijke schijven.
E-mail
  • Organiseren, opslag en archiveren van de mailboxen wordt in dit onderdeel behandeld.
Aan de slag
  • Zelf aan de slag met onze hulp
Werkwijze
De workshop wordt volledig afgestemd op de organisatie. Middels een intakegesprek vooraf worden alle benodigde zaken (bedrijfsafspraken, werkwijzen, archiefsystemen, backupsystemen enz.) geïnventariseerd en wordt in overleg bepaald wat er behandeld wordt. We starten met een kort algemeen theoretisch gedeelte. Hierna gaan we aan de slag met vragen en problemen en koppelen wij de geleerde theorie aan de werkomgeving van de individuele deelnemer. Zo raakt ieder bewust van de risico’s die hij/zij en de organisatie loopt.
Resultaat
Na afloop van de workshop ben je je bewust van het nut en de noodzaak van het digitaal archiveren en organiseren
Je hebt handreikingen gekregen om snel en effectief het geleerde toe te passen
Er is een start gemaakt met het digitaal organiseren en archiveren op je eigen computer, waarmee je verder kunt na de workshop
Documenten en mails worden duurzaam, veilig en toegankelijk gearchiveerd
Hierdoor wordt de continuïteit en betrouwbaarheid van het digitale archief van de organisatie en de productiviteit van jou vergroot
Cursus
Contact
Ronald Ducaneaux
Vragen? Neem contact op met onze programmacoördinator.