Get e-organized - creëer digitale orde voor jezelf

Inschrijven
Hoe herken je of jouw werkomgeving een digitale chaos is?
Inleiding
Inleiding

Een stroom van documenten en e-mails, hoe verwerk en archiveer je die duurzaam, veilig en toegankelijk. Hoe voorkom je overvolle inboxen en persoonlijke archiefstructuren. Er wordt zelfs gesproken over ‘digitale dementie’ (Binnenlands Bestuur, 24 april 2015), verwijzend naar het steeds moeilijker terugvinden van informatie binnen een organisatie.

Duurzaam betekent hier het op juiste wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale documenten, zodanig dat deze, onafhankelijk van de individuele medewerker, ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn. 

Door middel van deze workshop worden deelnemers bewust gemaakt van de hierboven beschreven problematiek en worden handvatten, advies en persoonlijke begeleiding gegeven om die "digitale dementie" te voorkomen.

Hoe herken je of jouw werkomgeving een digitale chaos is?

  • Mijn inbox is zo vol, ik weet niet waar ik moet beginnen
  • Ik kan mijn opgeslagen documenten moeilijk terug vinden
  • Ik kom niet toe aan het lezen van nieuwe mails
  • Een collega heeft mijn document per ongeluk verwijderd of gewijzigd.
  • Deze workshop biedt hulp bij een digitale chaos in je werkomgeving.
Doelgroep

Iedereen die moeite heeft om zijn/haar inbox te beheren en/of documenten terug te vinden.

Programma
Introductie
  • Tijdens de introductie wordt ingegaan op de noodzaak van duurzaam, veilig en toegankelijk archiveren.
Digitaal archiveren
  • Hierin komt de wettelijke regelgeving aan bod. Wij behandelen tevens hoe om te gaan met Windows netwerkschijven (o.a. indeling, rechtenbeheer, back-ups) en persoonlijke schijven.
E-mail
  • Organiseren, opslag en archiveren van de mailboxen wordt in dit onderdeel behandeld.
Aan de slag
  • Zelf aan de slag met onze hulp.
Docenten
Segment werkt met een sterk team van trainers, met naast hun kennis veel praktijkervaring. De docenten weten van elkaar wie ze zijn en wat ze doen. Zij versterken elkaar en vullen elkaar aan. Deze training wordt gegeven door twee trainers die samen voor de groep staan.
Bijzonderheden
Gebruik van eigen pc of laptop en toegang tot de eigen werkomgeving is noodzakelijk.
Werkwijze
Werkwijze

De workshop start met een algemeen theoretisch gedeelte, waarin onder andere de wettelijke regelgeving aan bod komt. Ingegaan wordt op de noodzaak van duurzaam, veilig en toegankelijk archiveren. Ook behandelen wij het omgaan met Windows netwerkschijven (o.a. indeling, rechtenbeheer, back-ups), persoonlijke schijven en mailboxen (o.a. organiseren, opslag, archiveren). 


Na het theoretisch gedeelte gaan we aan de slag met vragen en problemen en koppelen wij de geleerde theorie aan de werkomgeving van de individuele deelnemer. Zo raakt ieder bewust van de risico’s die hij/zij en de organisatie loopt.

Met de eigen laptop en toegang tot de eigen werkomgeving gaat men, onder onze begeleiding, direct aan de slag met de eigen mailbox en archiefsysteem (windows en office).

Resultaat
Na afloop van de workshop zijn de deelnemers zich bewust van het nut en de noodzaak van het digitaal archiveren en organiseren. Zij hebben handreikingen gekregen om snel en effectief het geleerde toe te passen. Er is een start gemaakt met het digitaal organiseren en archiveren op hun eigen computer, waarmee zij verder kunnen na de workshop.
Documenten en mails worden duurzaam, veilig en toegankelijk gearchiveerd. Hierdoor wordt de continuïteit en betrouwbaarheid van het digitale archief van de organisatie en de productiviteit van de individuele medewerker vergroot.
Cursus
In huis
Wil je deze cursus in huis doen? Vraag naar de mogelijkheden!
Docent
Esther Wals-Laarman